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公寓服务
作者:佚名 文章来源:本站原创 点击数:25224 更新时间:2011/6/14 14:43:22

    公寓中心位于校区陈赓路和郑和路交叉口学生第十四公寓北侧,现有员工163人,管理本科生公寓11栋、研究生公寓4栋。
    公寓中心主要负责学生公寓的物业管理和服务,公寓内公共区域安全卫生管理,公寓住宿资源的调配,公寓设备设施的报修及维修,公寓文化建设,公寓党支部建设等服务工作。
    在学校和后勤集团的大力支持下,公寓中心为住宿师生提供了舒适、温馨、设施齐全的住宿环境。各公寓均设置有开水房、小型仓买,还配备有自助全自动洗衣机方便同学清洗衣物;寝室内配备有宽带网;公寓还为每个寝室安装了智能用电管理系统,在公寓楼入口安装门禁无障碍系统,公寓内公共区域安装了监控系统,确保了住宿师生的安全。中心按照质量安全体系要求,以住宿学生为关注焦点,以提供一流的管理和服务为宗旨,通过不断脚踏实地的工作和持续改进,让全体员工和住宿学生把公寓当成自己的家,努力创造一个整洁安全、文明温馨的住宿环境,力争公寓的管理和服务水平稳定在全国高校前列。
本着“以人为本”的工作理念,公寓中心以创建特色鲜明的高水平研究型大学相适应的学生公寓为目标,以公寓文明建设和文化建设为载体,逐步形成了富有特色的文化氛围,公寓是“家”的概念初步确立,物业管理和精神文明建设走上了健康、稳定、持续发展的轨道。凭借着求真务实的工作态度,公寓中心多次获得国家和省高校学生公寓管理工作先进单位、校先进基层党组织等称号。

公寓服务流程

    一、研究生新生入住办理流程
    1.新生于规定时间,持《哈尔滨工程大学录取通知书》和身份证到学校规定地点办理有关学费、住宿费等缴款事宜。
    2.新生持《哈尔滨工程大学录取通知书》和身份证及学费、住宿费缴款凭证,到所住公寓辅导员处登记、办理入住手续。
    3.公寓辅导员登录《数字化迎新系统》查询新生住宿费、被品代购费、被品清洗费缴费情况(持有绿色通道办理入住的同学,公寓辅导员需核实绿色通道卡上金额是否包含全部住宿费用,如未包含,剩余款项需报道新生自己补齐,提供缴费发票,办理完成后,绿色通道卡收回,并妥善保管),核对新生住宿信息数据库,核对新生信息无误后,与新生签署《公寓住宿协议》,新生交2张一寸免冠照片,填写住宿登记表;同时更新《数字化迎新系统》中该生入住信息。
     4.公寓辅导员在住宿费收据背面盖章——已入住,如购买备品,则在备品购买票据背面盖章——备品已购买。
     5.新生根据所分配房间,持住宿协议、学费和宿费票据到指定地点领取房间钥匙,学生填写《被品购买登记表》和《住宿登记卡》,新生购买被品持票据在本楼层保洁员处领取。
     6.集中迎新完成后,保洁员到新生寝室与学生确认房间物品,保洁员和新生在《物品确认单》上签字确认,并留存。
     7.公寓辅导员根据房间、楼层顺序,将《住宿协议》、《住宿登记表》、《物品确认单》存档,整理学生住宿信息数据库。
二、本科生新生入住办理流程
1.新生于规定时间,持《哈尔滨工程大学录取通知书》和身份证到学校规定地点办理有关学费、住宿费等缴款事宜。
    2.新生持《哈尔滨工程大学录取通知书》和身份证及学费、住宿费缴款凭证,到所住公寓院系接待处登记、办理入住手续,领取房间钥匙。
    3.集中迎新完成后,保洁员到新生寝室与学生确认房间物品,保洁员和新生在《物品确认单》上签字确认,并留存。
    4.公寓辅导员根据房间、楼层顺序,将《住宿协议》、《住宿登记表》、《物品确认单》存档,整理学生住宿信息数据库。
    三、研究生入住办理流程(非新生)
    1.学生到公寓部办公室(十四公寓北侧门104室)或申请入住公寓辅导员办公室领取《研究生公寓入住申请表》,学生承诺遵守学生公寓相关管理规定,并签字确认;
   2.由院系辅导员审批核实学生住宿资格,并在《研究生公寓入住申请表》上签字,盖院系学生工作部门公章;
   3.学生持院系辅导员签字、并加盖公章的《研究生公寓入住申请表》至公寓部办公室(十四公寓110室)请主任签字审批,并加盖公寓中心公章。
   4.学生持《研究生公寓入住申请表》至学校财务处交费,《研究生公寓入住申请表》由校财务处留存;
   5.学生持住宿费交费收据或在校财务系统可查询到相关交费信息的情况下,携带本人有效证件(校园一卡通、本人身份证)到相关公寓办理入住手续,公寓辅导员在《研究生公寓住宿变动统计表》中登记备案。
    四、学生调寝办理流程
    1.院系或学生本人到本公寓辅导员办公室提交调寝说明。
    2.公寓辅导员根据住宿情况进行调整。
    3.需要调寝的学生重新填写《公寓住宿协议》和《学生入住登记表》。
    4.保洁员对原寝室进行验收,验收合格后,填写《搬出寝室物品验收单》,并将原寝室钥匙收回,会同验收单一并交与公寓辅导员。如有需要赔偿的,公寓辅导员据验收结果收取赔偿金,并开发收据。
    5.公寓辅导员发放新寝室钥匙,并由保洁员和调寝学生对新寝室进行设施确认、签字,并交与公寓辅导员存档。
    6.公寓辅导员更新住宿数据库。
    五、本科生退寝手续流程
    1.退寝学生凭《离校通知单》或相关证明到本公寓辅导员办公室申请办理退寝手续。
    2.保洁员对寝室公共物品进行检查,验收合格后方可办理退寝,若有损坏物品而非申请退寝学生所为,请同寝人员出示证明,否则按价赔偿或由全寝人员共同赔偿,并由公寓辅导员开具收据。
    3.公寓辅导员在《离校通知单》上盖公寓退寝专用章,并在数字化毕业生离校系统办理网上手续。
    4.退寝学生搬离寝室,退还寝室钥匙。
    5.退寝学生持加盖公章的《离校通知单》或相关证明(若中途退学的还需再到中心主任处开具《退寝申请表》)到校财务办理退款等相关事宜。
    六、研究生提前退寝流程
    1.学生到公寓部办公室(十四公寓北侧门104室)或本公寓辅导员办公室领取《研究生提前退寝申请表》,学生填写申请表,学生申请退寝后本学年内学校不再为学生办理入住,由本人签字确认。
    2.院系辅导员对学生退寝进行审批,并在《研究生提前退寝申请表》上签字、加盖公章。
    3.学生持院系学生工作部门审批的《研究生提前退寝申请表》至所住公寓办理退寝室手续;学生搬离寝室并退还钥匙后由所在公寓辅导员验收签字,盖公寓退寝专用章,公寓辅导员在《学生公寓住宿变动统计表》中登记备案,并在数字化毕业生离校系统办理网上手续。
    4.学生持《研究生提前退寝申请表》至学校财务处办理退款等相关事宜,《研究生提前退寝申请表》由学校财务处留存。
    七、本科生申请延长供电时间流程
    1.寝室全体学生提出延长供电申请,经院系批准并签字盖章后,交所在公寓辅导员;
    2.公寓工作人员根据辅导员指示的延时供电期限和时间,登记后给予延长供电。
    八、公寓报修流程
    1.寝室人员拨打学校24小时服务维修平台电话:82519888或登录服务维修平台bxts.hrbeu.edu.cn进行报修。
    2.公寓维修人员接到报修信息对维修情况进行跟踪落实;
    3.维修完毕后,寝室人员须通过服务维修平台电话或网站对维修情况进行回复,确认维修完成;
    4.报修者如对报修服务有意见,可直接向公寓辅导员、值班员反映或通过服务维修平台电话或网站进行反映。
    注:公寓维修为大修、零小修、外委维修三部分,大修指的是公寓大面积的维修粉刷和单项金额超过1000元的维修,需编制大修计划,报集团或学校相关部门审批,批准后实施(大修时间一般在寒暑假期间);零小修指的是单项金额低于1000元或单项金额超过1000元维修组能承担的项目,其主要范围包括学生寝室内营具、学生寝室门窗、开水壶硬件、灯具等;外委维修指的是公寓和有关单位签订维修服务合同,将同类维修外委,由外单位进行维修,包括如学生公寓暖气以及上下水维修、一卡通网络维修、监控设备维修、电梯等。
    九、寝室安全检查流程
    1.公寓工作人员两人以上同时打开寝室门;
    2.检查寝室内物品,发现违章物品后代为保管,填写《公寓保存单》,如寝室住宿人员不在则填写《违纪通知单》;
    3.违纪人到公寓辅导员办公室接收处理,公寓辅导员对使用违章物品学生根据学校《学生公寓管理办法》中相关规定进行处理。
    十、公寓值班员夜间巡楼流程
    1.公寓值班员22:40准时关闭公寓楼大门,本科生公寓22:40熄灯;
    2.逐楼层巡查,遇到紧急情况及时解决,并及时上报;
    3.及时对巡楼情况做好记录。
    十一、收被品流程
    1. 学生公寓工作人员通知学生收被品时间、地点;
    2.洗衣房工作人员和公寓工作人员到被品室收被品;
    3.学生按规定时间到指定地点送被品并填写被品换洗表
    4.公寓工作人员核实数量并签字;
    5.被品装入收被品袋;
    6.被品袋装车运送洗衣房洗涤。
    十二、发被品流程
    1. 学生公寓工作人员通知学生发被品时间、地点;
    2.工作人员核对各寝室被品数、被品号;
    3.学生按规定时间到指定地点领取被品并签字确认;
    十三、外来人员管理流程;
    1.值班员发现外来人员;
    2.进行询问,核实情况;
    3.如需进入寝室,则请来人出示有效证件;
    4.填写《公寓会客登记表》进楼信息,押有效证件;
    5.完成会客,填写《公寓会客登记表》出楼信息,返还证件。
    十四、员工服务质量问题监督与投诉流程
    1.对于员工服务态度或公寓工作有意见建议请记录相关人员个人信息;
    2.到本公寓辅导员办公室反映相关问题或到十四公寓北侧公寓部办公室(104室)投诉;也可拨打服务监督电话82518131或82519983投诉;
    3.工作人员就相关问题进行核查;
    4.将调查情况及处理结果向当事人进行反馈。

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